Du brouillon au procès-verbal : assemblées et réunions

Comprendre

« Personne ne veut être secrétaire de séance. Celui qui s’y colle passe une soirée à rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale, et la convocation de l’année suivante, on la cherche encore dans les e-mails. »

L’IA fait gagner beaucoup de temps sur la mise en forme : convocation, procès-verbal, message aux adhérents. Mais deux choses ne se délèguent pas :

Vos statuts font foi : délais de convocation, quorum, majorités, procurations.
Le procès-verbal est un document officiel : chaque vote et chaque décision doit être exact.

Pour aller plus loin : le kit qui se transmet Rangés dans un dossier partagé, la convocation, la procuration, la trame de procès-verbal et le message aux adhérents permettront au prochain secrétaire de ne pas repartir de zéro.

Faire

Exemple fictif : l’association « Les Jardins partagés du Vallon », 60 adhérents, prépare son assemblée générale.

Étape 1 — Convocation et ordre du jour (10 min)

Tu es secrétaire d'une association de [type d'activité].
Rédige la convocation à l'assemblée générale ordinaire, avec des crochets pour : date, heure, lieu, date limite des procurations.
Ordre du jour : rapport moral, rapport financier, vote des comptes, élection au comité (2 postes), projets de l'année, divers.
Ajoute un modèle de procuration.
Rappelle-moi de vérifier dans nos statuts le délai de convocation et les règles de quorum.

Vérifiez chaque point dans vos statuts.

Étape 2 — Du brouillon au procès-verbal (20 min)

Prenez des notes rapides avec les résultats de vote exacts, en remplaçant les noms par les fonctions :

Voici mes notes prises pendant l'assemblée générale : [notes, avec « la présidente », « le trésorier », « un adhérent » au lieu des noms].
Rédige un procès-verbal formel :
1. Date, lieu, nombre de présents et représentés, quorum atteint ou non (laisse [À PRÉCISER] si l'info manque)
2. Un paragraphe par point de l'ordre du jour
3. Pour chaque vote : la question posée et le résultat exact (pour, contre, abstentions) tel que noté
4. Liste des décisions
N'invente AUCUNE information. Ne modifie aucun chiffre de vote.

Réintégrez les noms (élus, signataires) à la main, relisez avec le président, signez.

Étape 3 — Le message aux adhérents (10 min)

À partir de ce procès-verbal, rédige un message chaleureux de 10 lignes pour informer tous les adhérents : ce qui a été décidé, les nouveaux membres du comité (laisse [NOMS]), et les prochains rendez-vous.

Étape 4 — Le kit réutilisable (10 min)

Enregistrez convocation, procuration, trame de procès-verbal et message dans un dossier partagé de l’association.

Vérifier

Cochez ce que vous avez réussi (liste « J’ai réussi si… »), puis répondez au mini-quiz. À titre indicatif, un procès-verbal passe souvent de 1 h 30-2 h à 30-40 minutes.

Retenir

La phrase à retenir : L’IA met en forme, elle ne décide rien : chaque vote et chaque chiffre du procès-verbal est exact.

Vos statuts font foi.
Des fonctions dans l’IA, les noms réintégrés à la main.
Un kit partagé pour le prochain secrétaire.

🔐 Règle de sécurité : pas de noms d’adhérents associés à des propos ou des votes dans l’IA. Les conflits internes ne se décrivent jamais en détail (en cas de litige, faites-vous conseiller par un juriste ou votre fédération). Enregistrer une réunion suppose d’en informer les participants.