Devis, factures et relances sans y passer la soirée

Comprendre

« Je finis mes chantiers à 18 h, et ensuite je dois faire mes devis, mes factures et relancer ceux qui ne paient pas. Je déteste ça, je repousse, et parfois je perds un client parce que mon devis arrive trop tard. »

Si cette phrase vous parle, ce module est pour vous. L’idée est simple : vous racontez, l’IA met au propre.

Vous connaissez votre métier, vos prix et vos clients. Ce qui prend du temps, c’est de transformer tout ça en un document clair. C’est exactement ce que l’IA fait bien : passer d’un récit en vrac à des lignes bien rangées, ou d’une idée de relance à un message poli et ferme.

Le partage des rôles :

Vous	L’IA	Votre tableur	Un professionnel
Décrivez la prestation, fixez tous les prix, relisez, envoyez	Met en forme, structure, rédige	Calcule les totaux	Valide une fois votre modèle (mentions légales, TVA)

Pour aller plus loin : pourquoi le tableur calcule, et pas l’IA ? L’IA devine le texte le plus probable : elle est excellente pour rédiger, mais elle peut se tromper dans une multiplication. Un tableur, lui, calcule toujours juste. Et vos totaux se mettent à jour tout seuls si vous changez une quantité.

Faire

Ouvrez ChatGPT ou Gemini dans un autre onglet (ou dans l’application de votre téléphone), et votre tableur ou traitement de texte habituel.

Vous n’avez pas de prestation en tête ? Utilisez l’exemple de Thomas, menuisier (fictif), avec des montants fictifs, donnés juste pour l’exercice : taux horaire 75, meubles bas 420 l’unité, meubles hauts 310 l’unité, plan de travail 890, déplacement 60.

Étape 1 — Notez votre temps habituel (1 min)

Combien de temps vous prend un devis aujourd’hui, du début à l’envoi ? Notez-le : vous comparerez à la fin.

Étape 2 — Racontez votre prestation, l’IA la met en lignes (15 min)

Sur votre téléphone, touchez le micro du clavier 🎤 et racontez la prestation comme à un collègue, en vrac. Ou adaptez ce message en remplaçant les crochets :

Tu es l'assistant administratif d'un [métier] indépendant.
Voici la prestation, racontée en vrac : [description de la prestation, ex. dépose de l'ancienne cuisine, fourniture et pose de 6 meubles bas en chêne, 4 meubles hauts, un plan de travail de 3,20 m, raccordement de l'évier par le plombier partenaire (non compris), 3 jours de travail à deux].
Mes prix : [vos prix, ex. taux horaire 75, meubles bas 420 l'unité, meubles hauts 310 l'unité, plan de travail 890, déplacement 60].
Transforme ça en lignes de devis claires, sous forme de tableau : désignation, quantité, unité, prix unitaire.
Ajoute une ligne « Non compris dans ce devis » et une durée de validité de 30 jours.
Ne modifie aucun de mes prix, n'invente aucun poste et ne calcule pas les totaux.

Puis :

Relisez chaque ligne : vos prix sont-ils intacts ? Un poste a-t-il été inventé ou oublié ?
Ajustez si besoin en une phrase : « Sépare la fourniture et la pose », « Ajoute l’évacuation des déchets à 120 ».
Copiez le tableau dans votre tableur et faites-y calculer les totaux.
Ajoutez vous-même, dans votre document, les coordonnées du client et vos mentions habituelles. Jamais dans l’IA.

Étape 3 — Votre modèle de devis, une fois pour toutes (10 min)

Crée-moi un modèle de devis vierge pour une entreprise de [métier] en [pays].
Mets entre crochets tout ce qui est à compléter.
Liste-moi ensuite les mentions qui sont généralement obligatoires sur un devis et une facture dans ce pays, en précisant que je dois les faire vérifier par un professionnel.

Enregistrez ce modèle dans votre traitement de texte ou votre tableur. Faites-le valider une seule fois par votre fiduciaire, votre comptable ou votre chambre de métiers ou de commerce, puis réutilisez-le à chaque devis.

Étape 4 — Vos 3 relances de facture (15 min)

Rédige 3 modèles de relance pour une facture impayée d'un [métier] indépendant :
1. Un rappel courtois à J+10 (on suppose un oubli)
2. Une relance ferme à J+25, qui rappelle les conditions de paiement
3. Un dernier rappel avant mesures de recouvrement à J+40
Ton professionnel, jamais agressif. Mets entre crochets : nom du client, numéro et date de facture, montant.

Ajustez le ton à votre style (« Plus chaleureux », « Plus court »), puis enregistrez les 3 modèles dans votre messagerie ou un document.

⚠️ Le troisième niveau (mise en demeure, intérêts de retard, frais de recouvrement) dépend des règles de votre pays : faites relire ce modèle par un professionnel avant de l’utiliser.

Étape 5 — Répondre à une demande de devis dans l’heure (5 min)

Un client me demande un devis pour [travaux ou prestation]. Écris-lui une réponse de 5 lignes : je le remercie, je propose 2 créneaux pour passer voir sur place, et je liste les 3 informations dont j'ai besoin (photos, dimensions approximatives, budget).

Enregistrez cette réponse comme modèle : la prochaine fois, il vous suffira de compléter les crochets.

Étape 6 — Mesurez votre gain (2 min)

Combien de temps vous a pris le devis de l’étape 2, relecture comprise ? Comparez avec votre temps habituel (étape 1). À titre indicatif, un devis détaillé passe souvent d’environ 45 minutes à 15 minutes une fois la méthode prise en main, et une relance de 15 minutes à 2 minutes avec un modèle. Votre propre mesure est celle qui compte.

Vérifier

Cochez ce que vous avez réussi (liste « J’ai réussi si… »), puis répondez au mini-quiz. Si un critère n’est pas coché, refaites l’étape correspondante : c’est en le refaisant sur une deuxième prestation que la méthode devient un réflexe.

Retenir

La phrase à retenir : L’IA met en forme, c’est vous qui fixez les prix, et c’est le tableur qui calcule.

Racontez, ne rédigez pas : dictez votre prestation, l’IA la range en lignes.
Un modèle validé une fois, réutilisé à chaque devis.
Trois relances prêtes à l’emploi : plus d’impayé oublié par manque de temps.

🔐 Règles de sécurité :

Aucune coordonnée de client dans l’IA : vous les ajoutez vous-même dans votre devis.
Vos tarifs et marges sont stratégiques : en cas de doute, travaillez la structure avec des montants fictifs, puis remplissez les vrais montants vous-même.
Mentions obligatoires, TVA, délais de paiement, pénalités : l’IA donne des pistes, pas une garantie. Un devis signé est un contrat : faites valider votre modèle par un professionnel.

Et ensuite ? Faites-vous trouver par de nouveaux clients avec le module « Une vitrine en ligne qui donne envie ».